Tư vấn: Hệ thống quản trị Map-Working

 Quá trình xây dựng hệ thống Map-Working là một chặng đường dài để đến cái đích của sự thành công, một sự tiếp cận, một cách quản lý, một giải pháp đồng bộ, đồng thời và đồng thuận nhằm thực hiện thành công mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức. Thấu hiểu điều này, sau nhiều năm tìm hiểu, nghiên cứu, đánh giá thực tiễn Hệ thống Map-Working cũng như giá trị đích thực của nó. Visma Việt Nam tự hào là tổ chức đầu tiên nghiên cứu, tư vấn và triển khai hệ thống Map-Working đầu tiên ở Việt Nam.

Map-Working là một quá trình gồm nhiều bước, nhiều khâu, nhiều công đoạn, căn cứ từng mô hình hoạt động của doanh nghiệp, chức năng lõi của hệ thống được thiết lập khác nhau nhằm tiếp nhận thông tin, truyển tải mệnh lện và giám sát đường đi của tuyến công việc chức năng. Tuy nhiên, cơ sở lý luận của hệ thống thực tiễn trong việc xây dựng đều phải tuân thủ những nội dung cơ bản của Hệ thống chức năng nhiệm vụ doanh nghiệp nhưng trên cơ sơ tổng thể toàn hệ thống chứ không phải là một quá trình, một hoạt động của một bộ phận hay một cá nhân riêng lẻ trong tổ chức. Từ đây, mỗi phòng ban sẽ tự trù tính triển khai công việc nội bộ của phòng mình theo hai phần: Phần theo yêu cầu từ lãnh đạo cấp trên (Lý thuyết là có/sẽ giao thoa với các bộ phận, phòng ban khác), Phần theo chức năng nhiệm vụ hiện tại không hoặc rất ít với các phòng/ban khác.

Ba vấn đề đặt ra trong việc xây dựng Hệ thống Map-Working
- Thứ nhất; Ở cả hai phần công việc (phần việc yêu cầu từ Lãnh đạo và phần công việc chức năng) các phòng/ban có nắm bắt được công việc của nhau hay không? Mức độ tiếp cận, hiểu biết như thế nào?
- Thứ hai; Khi một việc của một phòng ban phải phối hợp với phòng ban khác, các cá nhân hiện tại có nắm được nội dung sau đây không?
+ Tôi phải làm gì? Anh phải làm gì? Chúng ta cần phải làm gì?
+ Làm như thế nào? Làm khi nào?
+ Tại sao tôi cần anh và ngược lại, tại sao anh cần tôi?
+ Thực chất công việc và quá trình chúng ta đang tham gia có tác dụng như thế nào đối với kế hoạch của tôi, của anh và của tổ chức?
- Thứ ba; Khi một nhân viên cần yêu cầu đến Công ty, nhân viên đã biết tìm đến đúng đầu mối và làm đúng, đủ, kịp thời trình tự cần thiết không?

Tám vấn đề trong thực tiễn triển khai hệ thống
- Thứ nhất; Nhân viên phòng ban khác nhau không cần biết hết việc của nhau, nhưng cần biết làm phần việc mình nhận và cần hiểu toàn bộ quá trình của một việc phòng ban khác đang làm cần mình phối hợp ở một khâu nào đó;
- Thứ hai; Nội bộ một phòng ban, các nhân viên phải biết hết việc của nhau;
-Thứ ba; Nhân viên cần hiểu ý đồ khi nhận được một định hướng từ lãnh đạo, trên cả phương diện tại sao phải như vậy và đối với cả Công ty nó có tác dụng gì;
- Thứ tư; Hoạt động của từng phòng/ ban cần thoát khỏi tính cục bộ nội bộ biết với nhau trừ phi là thông tin cần bảo mật của công ty; 
-Thứ năm; Hoạt động của từng phòng ban phải được lọc tách ra phần các quá trình hoạt động phục vụ chung cho công ty để đi trên đó;
- Thứ sáu; Ban lãnh đạo, Trưởng bộ phận khi lọc tách được công việc rồi, cần đưa ra được một phương án tổ chức kết nối tất cả phần lọc tách trên từng bộ phận đó thành một mạng lưới chung các công việc toàn công ty. Nhìn mạng lưới công việc, các nhân viên dễ dàng thấy mình đặt vào việc gì thì sẽ ở đâu trên mạng lưới đó và quan hệ thế nào với nhau.
- Thứ bẩy; Các nhân viên phải tự hiểu được toàn bộ hoạt động công ty, đích đến các hoạt động…và thấy quy chuẩn quy định tương ứng sẽ có cho một việc để tra cứu hướng dẫn tương ứng mà làm việc.
- Thứ tám; Ban lãnh đạo, Trưởng các đơn vị phải là người điều hành, giám sát vận hành bằng mạng lưới, chủ động linh hoạt và hiệu quả hơn, dễ hơn khi sinh các định hướng, các chiến lược, các hiệu chỉnh…

Năm yêu cầu diễn giải quản trị Map-Working
- Thứ nhất; Các hướng dẫn công việc (chuẩn mực) được viết cho từng quan hệ trên từng dịch vụ theo đúng như bảng trên trong đó có những hướng dẫn được viết chung cho nhiều quan hệ;
- Thứ hai; Người sử dụng Map-Working bắt đầu từ tra lược đồ để nhìn ra vị trí và công việc của mình đang làm đang rơi trên quan hệ nào, thuộc tuyến công việc và dịch vụ nào, sau dó tra bảng tìm theo đúng dịch vụ hoặc quan hệ như thế để nắm bắt được toàn bộ mục đích kết quả mình sẽ tạo ra của công việc đó, cũng như sự giao thoa quan hệ với tuyến nào, phải tra cứu đến tài liệu gì để làm việc.
- Thứ ba; Sử dụng mapworking, chỉ cần tra cứu trên vùng bản đồ có thể cho phép người lao động khi làm việc tự tư duy theo một chuỗi logic để xử lý dịch vụ và phân việc cho chính mình mà không còn phụ thuộc tính chất phòng ban, trưởng bộ phận. Cấp quản lý cũng có cơ sở cơ bản và khoa học để lãnh đạo, tác động và hiệu chỉnh hệ thống.
- Thứ tư; Mapworking có thể cải tiến biến đổi rất dễ dàng và tương thích thay đổi, vì mô hình tuyến cho phép tích hợp thêm tuyến dịch vụ nhưng các quan hệ và mắt xích không bị biến động.
- Thứ năm; Mapworking cho phép người làm chính sách và người xử lý công việc đều có thể tự cải tiến và sinh chuẩn mực theo một đường hướng thống nhất, vì vậy cả người quản lý và người lao động hoàn toàn có thể an tâm tạo lập chuẩn mực và chủ động xử lý sáng tạo công việc mà không bị nhiều rủi ro xung đột giữa định hướng lãnh đạo và thực thi cấp dưới.

TỔ CHỨC VISMA VIỆT NAM