Nguyên tắc xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Để đạt được mục tiêu này doanh nghiệp phải đặt ra các mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn (1 năm, 2 năm, 5 năm, 10 năm,…) và xác lập đồng thời các nguyên tắc cơ bản trong quá trình xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu.

Nguyên tắc số 1: Xác định giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

Mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phải được cụ thể hoá, lượng hoá thành các mục đích cụ thể (Targets) để thực hiện và để đo lường kết quả của việc thực hiện và là một tổng thể. Mục tiêu đặt ra phải dựa trên nguồn lực thực tế (nguồn lực đã có hoặc chắc chắn sẽ có) của doanh nghiệp. Nếu mục tiêu được đặt ra không dựa vào nguồn lực thực tế thì chắc chắn sẽ không khả thi. Mục tiêu của doanh nghiệp là do chủ sở hữu doanh nghiệp và những người lãnh  đạo doanh nghiệp xác lập ra. Tuy nhiên, mục tiêu của doanh nghiệp và mục tiêu của chủ doanh nghiệp là hoàn toàn khác nhau, vì doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp là hai chủ thể khác nhau (là pháp nhân & các thể nhân). Phải phân định một cách rạch ròi giữa mục tiêu mà doanh nghiệp theo đuổi, nói cách khác, không thể đánh đồng giữa mục tiêu của chủ sở hữu doanh nghiệp với với mục tiêu của doanh nghiệp.

Mục tiêu & sứ mệnh của doanh nghiệp, mục tiêu theo nghĩa hẹp là cái mà bản thân doanh nghiệp muốn đạt được, còn sứ mệnh chính là cái mà doanh nghiệp mang đến cho cộng đồng. Sứ mệnh cũng chính là cách để doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình (là cách kiếm tiền của doanh nghiệp), kiếm tiền bằng cách mang lại cái gì đó cho cộng đồng, chứ không phải kiếm tiền bằng mọi giá). Sứ mệnh cũng là cái mà nếu doanh nghiệp thực hiện tốt thì sẽ được cộng đồng tôn vinh, đồng thời là sự thể hiện cam kết & trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cộng đồng xã hội.

Sứ mệnh cũng chính là lý do tồn tại của doanh nghiệp, là lý do vì sao doanh nghiệp có thể trường tồn trong cộng đồng (vì doanh nghiệp không làm điều gì ảnh hưởng xấu đến cộng đồng).

Khi xác lập mục tiêu cho bản thân mình, doanh nghiệp cũng đồng thời phải tự đặt lên vai mình một sứ mệnh nào đó với cộng đồng. Sứ mệnh cũng chính là những gì tốt đẹp nhất mà doanh nghiệp cống hiến cho xã hội thông qua hoạt động của mình. Mục tiêu & sứ mệnh là hai mặt của một vấn đề, cái mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải theo đuổi.

Tôn chỉ của doanh nghiệp là “con đường” mà doanh nghiệp đi. Tôn chỉ có thể được thể hiện qua khẩu hiệu (slogan) của doanh nghiệp và gắn liền với sứ mệnh xã hội của doanh nghiệp. Nói cách khác , tôn chỉ chính là chủ trương đường lối của doanh nghiệp. Một khi doanh nghiệp đã có mục tiêu thì doanh nghiệp cũng phải có chủ trương đường lối để đạt được mục tiêu đó. Mục tiêu và chủ trương đường lối của doanh nghiệp phải được dựa trên nền tảng của doanh nghiệp (nhân lực, tài lực, vật lực, công nghệ, truyền thống, giá trị, niềm tin…)

Nếu mục tiêu & sứ mệnh là cái mà doanh nghiệp theo đuổi thì cái mà doanh nghiệp theo đuổi hoàn toàn tuỳ thuộc vào tầm nhìn của doanh nghiệp. Tầm nhìn của doanh nghiệp lại tuỳ thuộc vào tầm nhìn của các nhà sáng lập doanh nghiệp.

Như vậy, trước khi xây hoạch địch và triển khai hệ thống KSNB đầy đủ, đúng nghĩa, Chủ doanh nghiệp, Ban điều hành cần phải xác định rõ mục tiêu & sứ mệnh, tầm nhìn & chiến lược để xây dựng hệ thống KSNB hợp lý phù hợp với đặc thù HĐKD nhưng vẫn phải tuân thủ nguyên tắc về xây dựng hệ thống. Các yếu tố quan trọng này phải được phổ biến, quán triệt cho mọi người, mọi thành viên trong tổ chức. Mục tiêu, sứ mệnh, tôn chỉ, cũng như chủ trương đường lối của doanh nghiệp sẽ hiếm khi thay đổi nếu doanh nghiệp có một tầm nhìn xuyên thế kỷ.

Nguyên tắc số 2: Nhận diện cơ sở lý luận khoa học căn bản của hệ thống KSNB

Hệ thống KSNB doanh nghiệp được hiểu như thế nào? “ Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho doanh nghiệp không đạt được mục tiêu của mình”

Quy chế quản lý được hiểu như thế nào? Quy chế quản lý của doanh nghiệp được hiểu là: “ Tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo, nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”

Khoa học về kiểm soát? Kiểm soát đất nước (lớn, nhỏ) thông qua cơ chế và pháp luật, hay đúng hơn, nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật. Kiểm soát doanh nghiệp (lớn, nhỏ) thông qua cơ chế và quy chế, hay đúng hơn là các quy định quy chế nội bộ, quy trình của doanh nghiệp.

Vai trò của văn hoá trong quản lý? Văn hoá xã hội & vấn đề quản lý đất nước và văn hoá doanh nghiệp & vấn đề quản lý công ty.

Nguyên tắc số 3. Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp

Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh, ta có thể phân loại rủi ro như sau:

1/ Rủi ro từ môi tường bên ngoài DN (hay còn gọi là rủi ro kinh doanh).

2/ Rủi ro từ bên trong doanh nghiệp (Rủi ro hoạt động & Rủi ro tuân thủ)

3/ Rủi ro hoạt động: là rủi do vi phạm quy chế quản lý & nguồn lực của doanh nghiệp

4/ Rủi ro tuân thủ : Vi phạm pháp luật nhà nước

5/ Rủi ro kinh doanh là rủi ro phát sinh từ môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp: Môi trường vĩ mô (chính trị, kinh tế, xã hội, khoa học, công nghệ) và môi tường vi mô (Nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh.

6/ Phân tích rủi ro này theo mô hình “PEST” (P: Political - Môi trường chính trị; E: Economic - Nền kinh tế; S: Social - Xu hướng xã hội; T: Technological - Phát triển công nghiệp)

7/ Rủi ro về kinh tế chính trị, xã hội: Tình hình chính trị của đất nước mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh, xu hướng thay đổi chính sách, chế độ của Nhà Nước, địa phương sở tại, thay đổi pháp luật (luật thuế, luật doanh nghiệp, luật đất đai,…), chính sách khuyến khích đầu tư vào các vùng miền, các ngành kinh tế, lĩnh vực.., lạm phát, thất nghiệp, cán cân thanh toán, tỷ giá, lãi suất, nguyên liệu cơ bản (điện, nước, xăng dầu…), sự hội nhập kinh tế BTA, AFTA, WTO, xu hướng tiêu dùng, thói quen, văn hóa xã hội, khoa học công nghệ, cách thức tiếp cận khách hàng và kênh phân phối mới…

8/ Rủi ro theo mô hình “ 5 Forces”: Nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, sản phẩm thay thế môi trường cạnh tranh hiện tại, số lượng nhà cung cấp, mặt hàng thay thế, tình trạng kinh doanh của khách hàng, giá cả, chất lượng, dịch vụ, thương hiệu, nguyên liệu thay thế

9/ Rủi ro hoạt động là rủi ro phát sinh từ doanh nghiệp: Vi phạm các chủ trương đường lối, chính sách, quy chế, nội qui của doanh nghiệp, cũng như cam kết của doanh nghiệp với bên ngoài, văn hóa doanh nghiệp…

10/ Rủi ro về tài sản và nguồn lực khác trong quá trình hình thành và sử dụng, chẳng hạn như : mất mát, lãng phí, hư hỏng, lạm dụng, phá hoại,…

Nguyên tắc số 4. Xác định nguy cơ và rủi ro hoạt động

1/ Đánh giá mối liên hệ giữa các chức năng cơ bản trong doanh nghiệp, so sánh với các doanh nghiệp khác.

2/ Căn cứ mục tiêu của từng chức năng và mục tiêu của từng hoạt động của doanh nghiệp cụ thể.

3/ So sánh với các doanh nghiệp cùng ngành, cùng quy mô, doanh nghiệp cùng ngành có quy mô lớn hơn, doanh nghiệp khác ngành hoặc đối thủ cạnh tranh.

4/ Thiết lập các bảng câu hỏi chuẩn làm cơ sở so sánh về nguyên liệu, nhân lực, quản lý, tổ chức, công nghệ, sáng tạo..đồng thời liệt kê các điểm mấu chốt quan trọng của quy trình chuẩn làm cơ sở để xác định rủi ro và nguy cơ.

5/ Công cụ hữu hiệu đánh giá rủi ro từ các quy trình trong doanh nghiệp gồm: Rủi ro tuân thủ pháp luật (Vi phạm pháp luật Việt Nam, vi phạm pháp luật quốc tế) và rủi ro tuân thủ hoạt động (Cán bộ kiêm nhiệm, bộ phận kiêm nhiệm, cán bộ chuyên trách..)

Nguyên tắc số 5. Quyết định giải pháp cho doanh nghiệp

Rủi ro của doanh nghiệp là các yếu tố (các nguyên nhân) làm cho doanh nghiệp không đạt mục tiêu của mình. Vậy doanh nghiệp nên làm gì với rủi ro?

Từ chối rủi ro; Chấp nhận rủi ro; Chuyển giao rủi ro hay giảm thiểu rủi ro thông qua việc thiết lập hệ thống KSNB?

NGÔ DOÃN HUY - CEO VISMA VIỆT NAM